Le follow up email – o reminder – è un tipo di comunicazione che avviene via posta elettronica per far seguito a un evento già avvenuto. E che ha l’obiettivo di riprendere la conversazione con il lead o il cliente.
Si tratta di un termine che si può declinare in diversi ambiti. Tante circostanze utilizzano questo tipo di invio per ottenere dei risultati, può essere una buona pratica per chi ha organizzato un meeting o un seminario ma anche per chi lavora con le digital PR o con l’ecommerce. I commerciali usano tanto le follow up email.
Lo fanno per riprendere la trattativa con il cliente. Il concetto di follow up nell’email marketing è abbastanza ampio, fluido: ecco le informazioni per approfondire questo argomento e capire se è utile alla tua attività.
- Cos’è questo tipo di email
- A cosa serve esattamente
- Scrivere un’email di follow up
- Gli strumenti indispensabili
Cos’è una follow up email, definizione
Si tratta di un invio di posta elettronica che segue una comunicazione o un evento precedente. Serve a riprendere una conversazione, un’interazione o un’attività lasciata in sospeso e riattivare un contatto.
L’invio di di follow up – tradotto dall’inglese come email di seguito – può essere effettuato manualmente o con software automatizzati che mandano il messaggio concordato a monte in base a determinate circostanze.
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Quali sono i benefici del follow up?
In primo luogo puoi aumentare le conversioni e recuperare dei contatti che potevano essere completamente persi. Spesso le persone semplicemente dimenticano di rispondere all’email e un follow up aiuta a restare focalizzati su cosa fare. Se mandi un reminder puoi risvegliare l’interesse e attivare nuove vendite.
Chiaramente il beneficio può rivolgersi anche alla costruzione e al rafforzamento della credibilità e dell’autorevolezza di un brand. Un’azienda che si prende cura dei propri contatti e non li abbandona ha sempre una valutazione positiva. Tutto deve essere fatto in un certo modo e con un tone of voice adeguato.
Perché le follow up email possono essere anche invadenti quando si ripetono nel tempo dopo aver registrato già un primo disinteresse da parte del contatto. Ma questo aspetto riguarda sempre i vantaggi della pratica.
Un reminder via email ti consente di filtrare il tuo pubblico e fare pulizia del database: chi non risponde al follow up può essere considerato non più un lead dormiente ma un contatto disinteressato e si può togliere dalla lista. Così puoi fare anche un buon lavoro di lead scoring e valutare la qualità del contatto.
Come creare un’email di follow up
Il primo punto da considerare è la struttura del contenuto. Un’e-mail di follow-up non dovrebbe essere troppo lunga, bastano 2 o 3 paragrafi al massimo, perché il tuo potenziale cliente ha già ricevuto la tua prima email.
La tua seconda email dovrebbe integrare la prima, non appesantire la comunicazione con il tuo lead attraverso ulteriori informazioni che renderanno complessa la relazione. Inoltre, ci sono degli aspetti da valutare.
Tipo di follow up da inviare
In primo luogo devi capire qual è il tipo di invio da confezionare. Ci possono essere dei messaggi che fanno seguito ad acquisti per ravvivare l’attenzione di potenziali acquirenti, o che si inviano dopo interviste e colloqui.
Una possibile soluzione può essere quella di consentire all’utente di provare una versione free di un servizio e poi inviare un’email per chiedere una valutazione. Oppure puoi creare un lead magnet, consentire di scaricare un documento e inviare dopo qualche settimana un reminder per chiedere una valutazione o suggerire un ulteriore download. Magari di un documento avanzato in modo da guidare il lead verso lo status di prospect.
Una volta valutato il tipo di follow up da inviare, bisogna chiarire una serie di punti essenziali per capire come creare un invio efficace. In primo luogo è indispensabile comprendere qual è il ritmo della possibile risposta.
Timing dell’invio
Inviare un reminder dopo pochi giorni dal primo contatto può diventare controproducente, soprattutto se non si è capito il motivo per cui in cliente (o potenziale tale) non ha risposto. Questo vuol dire che il percorso di follow up può basarsi su un processo di marketing automation ma non deve essere lasciato al caso.
L’importanza dell’oggetto
Così come non devi ignorare l’importanza dell’oggetto email che stai mandando. Come sempre, questa stringa di contenuto deve essere efficace e sintetica. Ma mai fuorviante e proteso verso informazioni errate che potrebbero mettere in confusione chi riceve il contenuto. Ad esempio, non spingere il tuo cliente ad aprire le tue e-mail e a rispondere per confusione. Basta puntare alla semplicità, ecco qualche esempio di subject efficace.
- Hai già letto l'ebook che ti abbiamo inviato?
- Vuoi lasciare una recensione del prodotto X?
- Continuiamo la conversazione della settimana scorsa.
L’importante è rimanere semplici, diretti e senza inutili giri di parole. Inoltre, deve essere ben chiaro il tuo impegno nel non usare keyword spam o eccessivamente commerciali che potrebbero attivare i filtri antispam .
Da leggere: come aumentare il tasso di ricezione delle tue email
Quale tool utilizzare in questi casi
Ci sono diversi strumenti per inviare un reminder o un’email di seguito se non hai ricevuto una prima risposta. Se lavori senza una necessità fissa, in modo sporadico, puoi utilizzare il tuo account personale. Ma le attività aziendali e i liberi professionisti che gestiscono tanti customer non possono improvvisare.
C’è bisogno della massima coordinazione tra agenda e comunicazione. In questi casi è fondamentale poter contare su un CRM, un programma in grado di migliorare la gestione dei clienti in modo strutturato.
Così da poter valutare se c’è stato il primo contatto, ricordare eventuale risposta e tener traccia di eventuali conversazioni. Vuoi un consiglio su quale tool utilizzare? Dai uno sguardo al software Centrico.
