Imparare a gestire l’agenda clienti – vale a dire la lista organizzata dei contatti – significa trovare un metodo per avere tutto sotto controllo. L’anagrafica, infatti, è un potente alleato per far quadrare ogni aspetto.
Avere una lista di nomi ed email è importante ma se non è organizzata in modo da poter essere sfruttata e utilizzata per fare marketing vuol dire procedere con il freno a mano tirato. Tu non vuoi questo, giusto? Perfetto, ecco una serie di riflessioni che ti aiuteranno a gestire l’agenda clienti in modo professionale.
- Mantieni aggiornato il database
- Aggiorna i dati dell’anagrafica
- Impara a fissare gli appuntamenti
- Traccia il lavoro con i clienti
- Compila tutti i campi dei clienti
- Scegli un software adeguato
Punta sull’appuntamento essenziale
Se stiamo parlando di consulenze e sessioni di lavoro pagato hai sicuramente una tabella oraria da seguire. Ma se l’appuntamento con il cliente riguarda una call conoscitiva o di allineamento operativo consiglio di avere sempre un occhio di riguardo per la timeline oraria. Quindi l’appuntamento deve avere un orario preciso.
Questo aiuta il cliente a capire che ha un tempo definito, non può perdere minuti a parlare d’altro. Come gestire l’agenda clienti vuol dire avere ben presente questo punto: se permetti di consumare il tuo tempo è finita.
Quindi, assicurati di poter utilizzare il tuo programma per la gestione customer in modo da automatizzare i passaggi in cui la tua presenza non è indispensabile. Però ricorda di centellinare il tuo tempo operativo.
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Aggiorna sempre i dati dell’agenda
Uno dei punti essenziali del tuo lavoro di gestione dell’agenda clienti: devi sempre inserire informazioni aggiornate. Non lasciar passare troppo tempo: appena hai notizia di un dato da aggiornare vai sulla scheda del cliente e modifica il campo. Sembra un dettaglio ma questa buona abitudine ti permette di evitare problemi.
Avere un’agenda clienti con informazioni errate vuol dire perdere tempo prezioso. Continui a inviare email e a telefonare, magari pianifichi delle attività di automation marketing, ma tutto viene perso. Ti sembra logico?
Impara a fissare gli impegni giusti
Esiste un’arte raffinata che prende il nome di organizzazione degli appuntamenti con i clienti. L’obiettivo principale, chiaramente, è quello di non sovrapporre le attività ma questo è solo il punto più importante. Quello evidente, imprescindibile. La buona organizzazione interna ti chiede di andare oltre e lavorare su:
- Evita di fissare impegni troppo vicini.
- Prevedi sempre un po’ di pausa tra un cliente e l’altro.
- Segna orari precisi anche se la giornata è vuota.
- Cerca di utilizzare metodi comunicativi diversi.
L’ultimo punto è importante: segna appuntamenti solo quando non riesci a lavorare con email o call. Una delle regole fondamentali è la possibilità di gestire i clienti più difficili nel momento della giornata in cui sai di avere più tempo, concentrazione e opzione di poter contare su aiuti esterni. Così il lavoro si semplifica.
Traccia tutte le attività svolte
Uno dei punti per gestire l’agenda clienti è la possibilità di seguire i passaggi messi in campo per comunicare. Devi essere in grado di tracciare le attività, di avere una linea operativa per risalire alle operazioni svolte. Questo è il punto di forza di un buon software di agenda organizer con calendari privati e condivisi.
Grazie al tracciamento delle attività puoi capire se un percorso funziona oppure no, in modo da attivare un ciclo di Deming continuo capace di ritornare sui punti che creano frizioni e perdita di risorse per ottimizzare. Proprio come mostra questo grafico che mette in relazione aumento della qualità e tempo impiegato.
In buona sintesi, se al tuo fianco hai uno strumento per capire Come gestire l’agenda clienti al meglio puoi risparmiare tempo, forza lavoro, potenzialità che di solito vengono catturate in giri viziosi e ridondanti.
Compila tutti i campi al meglio
Un’agenda operativa ti consente di essere preciso e puntuale in fase di compilazione dell’anagrafica clienti. Questo perché è utile avere quante più informazioni possibili da utilizzare in modo differente. Ad esempio?
Un buon gestionale clienti, supportato da un CRM affidabile, ti dà l’opzione di creare statistiche utili al tuo processo di ottimizzazione delle attività. Inoltre puoi attivare gruppi clienti con caratteristiche omogenee e pianificare attività di marketing anche automatizzate. Tutto questo funziona solo se hai cura nella compilazione dei campi. Magari puoi anche puntare su un tool per creare agenda clienti con aree personalizzate.
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Usa un buon software CRM
Questo è un aspetto fondamentale: se vuoi capire come gestire l’agenda clienti devi procurarti un programma in grado di unire potenza e flessibilità. Hai bisogno di funzioni avanzate ma anche di personalizzazione.
Perché ci sono mille combinazioni differenti, opzioni diverse e possibilità da affrontare. Avere uno standard è importante ma il tuo programma per gestire l’agenda clienti deve essere in grado di adeguarsi. Proprio come fa Centrico: con il suo gestionale contatti puoi inserire informazioni nel database e definire tutte le fasi di vendita.
Perché accontentarti semplicemente di una lista di nomi e numeri di telefono quando puoi vere un programma avanzato per organizzare chiamate, appuntamenti e comunicazioni follow up? Contattaci subito.
