Capire come gestire gli appuntamenti di lavoro ottimizzando ogni passaggio vuol dire avere una marcia in più per ridurre le perdite di tempo, le incombenze e gli errori. Spesso ci concentriamo nell’ottimizzazione dei KPI strategici che descrivono l’andamento dell’attività di marketing e delle performance relative alle vendite.
Ma è anche vero che, in molte circostanze, è proprio una gestione errata delle dinamiche interne a rappresentare un peso per far emergere il tuo potenziale. Sia come azienda che come libero professionista.
Appuntamenti saltati e clienti persi, reminder per evitare il no show dei contatti inefficaci, passaggi ridondanti. Come gestire gli appuntamenti di lavoro per avere una produttività migliore? Quali sono i punti da regolare per essere in grado di esprimere al massimo il tuo potenziale interno? Noi abbiamo un’idea. Anzi, sei.
Punta su una pianificazione ragionevole
Il passaggio da mettere in pratica per gestire gli appuntamenti di lavoro efficacemente: non chiedere troppo alla tua agenda, non sovraccaricare le giornate con impegni continui e di grande impatto in termini di risorse.
Calcola, inoltre, la possibilità di dover fare un po’ di ritardo tra un incontro e un altro. Così da non avere il tempo giusto per organizzare il lavoro preparatorio necessario ad accogliere il prossimo cliente. O potenziale tale.
A volte un prospect termina la sua corsa verso la conversione perché non viene accolto o deve aspettare troppo. E il tuo intervento non è adeguato alle necessità. Hai bisogno di un’agenda impegni diversa, meno congestionata. Capace di gestire gli appuntamenti senza rimanere in una condizione di emergenza.
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Non devi fare tutto come un automa
Affida parte del lavoro ai collaboratori e forma le persone giuste in modo da poter sostituire al meglio la tua professionalità. Se vuoi avere più tempo per affrontare gli impegni, e magari trovare degli spazi di isolamento completo per poter gestire appuntamenti di lavoro in modo approfondito, devi imparare a delegare.
Altro aspetto da considerare: non sei una macchina, non puoi improvvisare e ricordare ogni dettaglio. Prepara gli appuntamenti, scrivi tutto quello che devi affrontare su un promemoria e riserva del tempo prima e dopo ogni incontro per fare delle sintesi, delle revisioni, degli aggiunti per ottenere il miglior risultato possibile.
Semplifica i processi decisionali
La semplificazione è una risorsa imprescindibile. Elimina passaggi inutili, comunicazioni superflue, attività che non hanno senso. Vuoi migliorare gli appuntamenti di lavoro? Usa ciò che ti permette di evitare incontri che possono essere gestiti diversamente. Ad esempio le email: se qualcosa la puoi comunicare scrivendo, non esitare.
Gli incontri di lavoro, se non giustificati, possono diventare una perdita di tempo e richiedono massima disponibilità da parte dei soggetti coinvolti. Lo dimostra anche la grafica presa dall’articolo di www.reworked.co/collaboration-productivity. Se puoi, ovvero se la scelta non determina aspetti negativi, usa strumenti differenti.
Crea una serie di priorità interne
Non tutti gli appuntamenti di lavoro hanno la stessa importanza. Ci sono delle attività fondamentali per il tuo lavoro, altre che possono essere posticipate o rimandate. Ovviamente per dare il giusto spazio a ciò che può cambiare le sorti del tuo lavoro. O che, molto semplicemente, non può aspettare oltremodo.
In una parola: priorità. Devi decidere cosa serve e cosa no, cosa si può spostare e cosa invece deve essere svolto nel modo migliore e senza attese. Per fare questo hai bisogno di una visione d’insieme che solo un buon CRM può darti. Perché devi conoscere ogni dettaglio della relazione con il cliente e capire come muoverti.
Ecco come gestire gli appuntamenti di lavoro: conoscendo bene le sfumature del cliente, il punto in cui si trova nella pipeline di vendita e come puoi procedere con un’eventuale gestione delle priorità interne.
Non procrastinare inutilmente
Ho sottolineato l’importanza di definire le priorità delle varie attività operative. Questo però non significa abbandonare la gestione degli appuntamenti alla procrastinazione. Ovvero il continuo rimando degli appuntamenti. Gestire le attività è importante, posticiparle per sfuggire agli impegni è un problema.
Infatti, potresti incappare in conseguenze disastrose per i tuoi affari se continui a procrastinare gli appuntamenti necessari a impostare, proseguire e chiudere un lavoro. Forse ti manca il tempo o non lo organizzi bene.
Ecco perché è fondamentale organizzare le attività lavorative con uno strumento valido. Come ricorda anche la grafica di helpfulprofessor.com, però, molto dipende da te e dalla tua capacità di settare degli obiettivi raggiungibili, eliminare inutili distrazioni e creare una struttura organizzativa per schedulare le varie attività.
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Utilizza gli strumenti migliori
Ad esempio? Di sicuro può far comodo – come accennato nei paragrafi precedenti – avere un buon CRM per aiutarti a migliorare gli appuntamenti di lavoro. Ma è chiaro che ci vuole qualcosa in più. Ad esempio?
In molti casi è indispensabile avere un planner, un calendario nel quale puoi definire in modo chiaro gli appuntamenti e gli incontri. Magari da interfacciare con gli altri strumenti di marketing. Hai bisogno di tutto ciò per individuare momenti liberi per segnare un nuovo incontro e per gestire con la flessibilità necessaria.
Questo è valido soprattutto se hai una clientela che non può rispettare dei criteri troppo rigidi e cerca nel tuo lavoro una pianificazione efficace, non schematica. Ma che all’occasione ti consente di fare anche SMS marketing. Vuoi maggiori informazioni? Dai uno sguardo alle funzionalità del nostro tool di agenda organizer.
