Se stai organizzando un evento hai bisogno anche di un’informazione specifica per creare un’email di invito. In modo da informare senza indugi le persone interessate alla tua impresa. Chi opera ogni giorno con la promozione di eventi e attività pubbliche sa bene che bisogna pianificare le operazioni con estrema attenzione.
Questo perché è facile ritrovarsi con una sala semivuota. Certo, non è il massimo. Soprattutto se hai deciso di puntare su grandi platee con ospiti e oratori di rilievo. Ciò vale sia per le condizioni online che per quelle offline. C’è bisogno di un buon afflusso di spettatori per questo ci sono tante attività di marketing per eventi.
Una di queste è l’email marketing con relativo invio di messaggi di posta elettronica ai diretti interessati, alle persone che possono essere parte del tuo target di riferimento. A tal proposito è importante scoprire come creare email di invito a un evento, sia come newsletter che in forma di DEM. Vuoi maggiori informazioni sul tema?
Studia il target di riferimento
Per creare una buona email per l’invito a un evento devi analizzare il pubblico di riferimento. Questo ti consente di realizzare dei testi adeguati allo scopo. Una delle soluzioni migliori: creare delle buyer personas.
Vale a dire delle rappresentazioni idealtipiche del target che vuoi raggiungere. In altre parole, ipotizzi un profilo di individuo che racchiude le caratteristiche chiave dell’intera comunità che rappresenta. Questa soluzione ti consente di lavorare con massima precisione e migliorare il tasso di conversione per raggiungere i tuoi obiettivi.
Da leggere: le parole dell’oggetto che diventano spam
Definisci il tone of voice
Il lavoro sulle buyer personas ti consente di gestire con precisione il tone of voice che dovrai seguire nelle tue email per creare un invito a un evento. Il punto da considerare è questo: nel momento in cui decidi di realizzare questo tipo di comunicazione devi anche seguire una linea in modo da mantenere coerenza comunicativa.
Il tono di voce indica il set con cui scegliamo le parole e lo stile. Quindi, questo elemento può essere formale o informale, serio o scherzoso, gentile o autoritario, a seconda dell’intento e del pubblico di riferimento.
Prima di iniziare a scrivere un’email di invito bisogna riflettere su questo elemento. A tal proposito può essere utile prendere in considerazione la matrice di Jakob Nielsen per gestire questi parametri: puoi definire il tone of voice su un piano formale o meno, serio o divertente, rispettoso o irriverente, entusiasta o concreto.
Punta sull’oggetto dell’email
Quando scrivi una newsletter o una DEM sai bene che l’oggetto svolge un ruolo fondamentale per aumentare il tasso di apertura dei messaggi. Un campo introduttivo non ottimizzato rischia di mandare la tua email direttamente nello spam. Oppure può passare inosservata, rischio importante dato che le caselle email sono congestionate e ricche di competitor che attirano l’attenzione. La soluzione: devi essere informativo.
Non serve essere creativi o criptici, basta indicare subito che c’è un evento che potrebbe interessare. Evita parole che potrebbero essere interpretate come spam, tipo offerte speciali e sconti o costi. A questo punto puoi approfondire l’argomento leggendo questo articolo dedicato a come creare un oggetto email.
Crea la tua email per l’evento
Per scrivere un’email di invito a un evento serve prima di tutto chiarezza, senza dimenticare una buona dose di cortesia. Al centro ci sono, ovviamente, le indicazioni utili. Ciò per fare in modo che i destinatari ottengano tutte le informazioni che servono a valutare se partecipare o meno all’appuntamento. Ecco un esempio:
Gentile [nome del destinatario],
Siamo lieti di invitarLa a partecipare a [nome dell'evento], che si terrà il [data] presso [luogo]. L'evento inizierà alle ore [inizio] e si concluderà alle [fine].
[Breve descrizione dell'evento e dei suoi obiettivi].
Durante l'evento avremo l'onore di ospitare [nome dei relatori] che affronteranno i principali temi legati all'argomento [topic dell'evento].
La preghiamo di confermare la Sua partecipazione entro il [data di scadenza] rispondendo a questa email o contattandoci all'indirizzo email [contatto].
Come puoi facilmente intuire, l’elemento fondamentale per scrivere una buona email di invito a un evento è l’attacco. Il primo paragrafo deve dare subito tutte le informazioni per far capire al lettore di cosa si parla e quali sono le indicazioni fondamentali. Ecco perché è importante iniziare con alcuni dati decisivi:
- Nome evento.
- Data.
- Luogo.
- Orario.
Subito dopo troviamo una descrizione, magari con immagini delle edizioni precedenti. Per rendere l’invito più interessante puoi aggiungere dettagli sui relatori che possono attirare l’attenzione del pubblico pagante. La chiusura è data da una call to action, un paragrafo con indicazioni su come confermare la partecipazione.
Da leggere: cos’è e come creare un lead magnet
Scegli gli strumenti giusti
Se vuoi creare un’email di invito a un evento degno di nota devi avere anche uno strumento giusto a disposizione per gestire al meglio l’invio. Non puoi fare un lavoro degno di nota se l’invio non può contare su modelli professionali, pianificazione, automatismi e integrazione con il CRM e gli strumenti di SMS marketing.
Noi abbiamo studiato un tool adatto a chi vuole fare marketing per la promozione di eventi, unendo il tool necessario per mandare email di invito con tutto ciò che serve per monitorare iscrizioni e mandare reminder personalizzati per evitare il no show dei clienti. Vuoi maggiori informazioni su questo argomento?
