Chi deve occuparsi di marketing sa bene che organizzare un evento aziendale non è facile. Anzi, in alcuni casi può essere una sfida decisiva per alimentare alcuni settori fondamentali della promozione offline.
Infatti, l’evento corporate deve essere visto come uno strumento per raggiungere obiettivi differenti. Ad esempio, puoi utilizzarlo per fare lead generation e ottenere nuovi contatti dai potenziali clienti. Oppure, hai la possibilità di fidelizzare quelli che già hanno scelto te come principale punto di riferimento per beni e servizi.
Detto in altre parole, organizzare un evento aziendale può essere la soluzione per diversi obiettivi. Ma non è facile, se vuoi ottenere buoni risultati devi rispettare alcuni punti. E sfruttare degli strumenti avanzati come Centrico, un software CRM per semplificare la gestione dei tuoi eventi di successo. Vuoi approfondire?
Individua un obiettivo concreto
Se vuoi organizzare un evento aziendale di successo devi, in primo luogo, definire un obiettivo chiaro. Ovvero, perché hai deciso di operare in questa direzione? Vuoi creare nuove relazioni con il tuo pubblico? Vuoi lanciare un prodotto o hai bisogno di contatti da raggiungere con le tue comunicazioni via email marketing?
Gli obiettivi di un evento aziendale possono essere diversi, il tuo compito in questa prima fase organizzativa è semplice: definire il target di riferimento e l’obiettivo da soddisfare. In questo modo sarà più facile delineare i contenuti e la struttura stessa dell’evento corporate che vuoi presentare alla tua audience.
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Scegli la natura dell’appuntamento
Una decisione fondamentale: come deve essere il tuo evento? Puoi decidere la forma che preferisci, ad esempio puoi puntare su un’attività formativa in presenza o magari a un webinar con collegamento online.
Puoi puntare sulla forma tipica del seminario, su quella del workshop con attività pratiche, o del congresso. Tutto dipende da come te lo immagini il tuo corporate event professionale. In base a questa decisione, dipendono budget e risorse da mettere in campo per ottenere buoni risultati.
In questa fase è utile lavorare sulla lista partecipanti. È giusto identificare e contattare eventuali speaker, ospiti speciali, moderatori o intrattenitori. Lavora intorno al target, alle esigenze del tuo pubblico. Non devi creare un evento che piaccia solo a te ma deve essere pensato intorno alle esigenze del target.
Definisci il budget per l’evento
Nota dolente di molte fasi organizzative per gli eventi aziendali. Ovviamente, per ottenere buoni risultati devi investire e individuare le risorse utili per mobilitare persone, strumenti, attività di marketing. Noi sappiamo, ad esempio, che è importante lavorare sulla promozione di un evento e per farlo hai bisogno di budget.
O meglio, hai necessità di un piano strutturato in grado di aggiungere tutte le voci necessarie per ottimizzare il tuo evento: devi includere la location, il catering, l’intrattenimento, i materiali promozionali, la tecnologia e il gettone da consegnare ai relatori che hanno deciso di realizzare contenuti per il tuo appuntamento.
Crea programma, location, data
Passiamo alla parte pratica. Adesso dobbiamo decidere dove tenere l’evento e quando pianificare l’appuntamento. Di sicuro può essere una buona idea fare tutto in azienda, almeno se gli spazi lo consentono.
Altrimenti puoi noleggiare uno spazio dedicato con un vantaggio in più: spesso queste location per eventi hanno già tutto quello che serve per gestire senza sbavature presentazioni, slide, microfoni e catering.
Altro punto delicato è proprio la definizione del programma, devi incastrare tutti gli spazi e gli interventi prendendo in considerazione le necessità di fare pausa e networking: gli eventi servono anche a questo. E tu devi valutare tempi, spazi, contenuti e dettagli del programma degli interventi.
Gestisci al meglio gli inviti degli ospiti
Uno dei passaggi da considerare quando organizzi un evento aziendale: come si ottimizza il processo per ottimizzare gli inviti e le iscrizioni. Che sia un seminario a pagamento o un workshop gratuito, per ottimizzare la lead generation e la creazione di un database dei partecipanti serve un programma specifico.
In questi casi può essere utile sfruttare le potenzialità di un tool come Centrico, non solo strumento per creare e inviare le tue newsletter ma anche per pianificare il tuo evento di successo. I dettagli?
Centrico ti consente di tenere sotto controllo le iscrizioni degli eventi a pagamento o gratuiti, inviando inviti e promemoria, aiutando in fase organizzativa e delineando i limiti di budget, ottimizzando gli espositori che fanno da sponsor e il programma di qualsiasi tipo di evento. Dall’open day al congresso in grande stile.
Da leggere: come fare lead generation con gli eventi
Raccogli e valuta il feedback dell’evento
Tutto finito, cosa facciamo? La buona gestione di un evento aziendale ci suggerisce questo: dobbiamo capire come è stato affrontato questo appuntamento, quali impressioni hanno avuto i partecipanti e gli speaker, quali sono stati i risultati ottenuti durante questo appuntamento così importante per il tuo lavoro.
In questi casi, un programma di email marketing come Centrico può essere d’aiuto perché hai la possibilità di creare una lista contatti che hanno partecipato all’evento e inviare un sondaggio con questionario per chiedere un feedback. Da qui inizia un nuovo funnel di vendita, inviando un’email di follow up con materiali extra come i video dell’evento, le slide, case study collegati e altri contenuti per fare lead nurturing.
Come puoi ben immaginare le soluzioni sono infinite, l’importante è inserire l’evento aziendale in un flusso definito e strutturato per creare valore e raccogliere buoni risultati. Anche grazie a tool avanzati. Come ad esempio Centrico, un CRM con strumenti integrati pensati proprio per ottimizzare gli eventi.
