Vuoi scrivere un’email di preventivo è un passaggio chiave per ottenere il risultato finale dell’intero percorso: un parere positivo da parte del cliente con relativa conclusione del contratto. Se lavori nel B2B, ad esempio, la fase di invio email per accettazione del preventivo è una fase fondamentale per chiudere il funnel di vendita.
Un funnel che può attraversare diversi punti, con un percorso di lead nurturing per alimentare il potenziale clienti con un lavoro di content marketing. Ma alla fine hai sempre bisogno di un buon CRM per inviare la tua offerta migliore. Ed è qui che nasce la necessità: come scrivere un’email di preventivo? Scopriamolo insieme.
Il preventivo è allegato e o nell’email?
Prima di addentrarci nel tema relativo alla scrittura di un’email con offerta economica per svolgere un lavoro, possiamo dare una prima risposta a un dubbio amletico: meglio scrivere il preventivo nell’email – ovvero nel corpo del messaggio di posta elettronica – o allegare il documento su un file a parte, magari un PDF?
Molto dipende dal tipo di preventivo che dobbiamo inviare. In effetti, nel momento in cui il lavoro da svolgere è particolarmente articolato – con passaggi tecnici da sviluppare e note legali da chiarire – conviene creare il preventivo direttamente su un file PDF che poi si inserisce nell’email come allegato.
L’ideale sarebbe avere un file ben strutturato, impaginato e arricchito con grafiche e colori tipici della brand identity. In questo modo puoi dilungarti come preferisci e inserire tutte le note necessarie per rendere il documento di sintesi con proposta commerciale più completo possibile. Ricorda di nominare il file PDF in modo da rendere il documento subito riconoscibile. Ad esempio: preventivo-azienda-2024.pdf.
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Utilizza un oggetto ben chiaro nell’email
Quando stai inviando un’email per rispondere a una richiesta di preventivo, il punto che devi avere sotto controllo è il campo subject. Che deve essere sempre ben chiaro: in questa stringa devi puntare al focus.
Ad esempio, è chiaro che nel campo oggetto ci sarà la parola “preventivo” ma non è consigliabile utilizzare solo questo termine: sarebbe poco indicativo, forse potrebbe perdersi tra le diverse richieste effettuate da un’azienda. Meglio scrivere un campo email rappresentativo. Qualche esempio da prendere in considerazione:
- Preventivo per [Nome Progetto/Servizio]
- Ecco il preventivo che hai richiesto a [Servizio/Prodotto]
- Preventivo per [Servizio/Prodotto] – Ecco i dettagli
Come puoi ben capire, è importante mettere nel campo oggetto il nome dell’azienda o del servizio in questione. Ovvero, devi far capire subito che in quell’email c’è sì il preventivo richiesto ma solo quello chiesto a un’azienda in particolare. Così sarà ancora più facile capire chi ti ha scritto e di quale preventivo si parla.
Inizia l’email delineando subito di cosa si parla
Dopo aver scritto un oggetto efficace, il tuo compito è quello di salutare il destinatario (in base al tipo di rapporto puoi essere più o meno formale) e introdurre subito il motivo per cui stai scrivendo questa email: inviare un preventivo. Descrivi cosa hai valutato per arrivare a questa conclusione e approfondisci l’argomento. Per scrivere una breve introduzione puoi usare diverse formule che puoi trovare in questi esempi:
- Tone of voice amichevole: Ho letto con attenzione le tue richieste e ti invio il preventivo per [Servizio/Prodotto], lo troverai in allegato. È stato preparato sulla base delle tue necessità.
- Tone of voice professionale: Facendo seguito alla Sua richiesta, è un piacere inviarLe il preventivo per [Servizio/Prodotto], elaborato tenendo conto delle sue specifiche esigenze operative.
Chiaramente, la sintesi non cambia. Ciò che fa la differenza è il tipo di approccio linguistico che mette in relazione gli attori in campo. Dal mio punto di vista, un profilo amichevole è valido anche nei confronti di grandi realtà ma tutto deve essere valutato in base alle circostanze e alle necessità del singolo invio.
Definisci i punti del preventivo via email
Il corpo dell’email che stai scrivendo per inviare un preventivo non deve essere particolarmente approfondito. Però può essere utile dare dei riferimenti utili per far capire come sei arrivato/a a una determinata conclusione.
Ad esempio, qui puoi inserire una breve descrizione del servizio proposto con relativa timeline delle attività da svolgere per ottenere determinati risultati in termini operativi. Inoltre, qui puoi anche aggiungere il totale del preventivo, con relativa definizione delle rate con anticipi e vari versamenti con tempistiche e IVA.
Fase conclusiva per un’email di preventivo
Come chiudere la tua email per inviare un preventivo efficace? Nel modo più semplice possibile: basta ricordare che sei a disposizione per eventuali chiarimenti e per definire meglio i punti. Ecco un esempio utile:
Trovi tutti i dettagli nel file in allegato. Se hai domande o vuoi fare qualche modifica, sono qui per aiutarti. Sentiamoci pure via email o al telefono [Numero] quando preferisci.
Questo è sempre un esempio di email con un tone of voice meno impegnativo: puoi declinare questo passaggio in base alle tue esigenze. Ricorda di firmare sempre il messaggio con tutti i riferimenti utili. Ecco un esempio completo di email come risposta a chi ti ha chiesto di compilare e redigere un preventivo per un servizio:
Ciao [Nome Cliente],
Ti invio il preventivo per [Servizio/Prodotto], preparato per rispettare le tue richieste. Ecco un riepilogo:
[Punto 1: descrizione]
[Punto 2: dettagli]
[Punto 3: opzioni extra]
Totale preventivo: € [Importo] (IVA inclusa/esclusa)
[Eventuale sconti, rate o tempistiche]
Trovi tutti i dettagli nel file in allegato. Se hai domande, o vuoi fare qualche modifica, sono qui per aiutarti. Sentiamoci via email o al telefono ([Numero]) quando preferisci.
Grazie ancora per averci contattato, spero di poter collaborare con te!
A presto,
[Il tuo Nome]
[Nome Azienda]
[Email] | [Telefono] | [Sito Web]
Questo è un modello di email per inviare preventivi che puoi utilizzare e sfruttare come preferisci. Soprattutto, puoi modificare in base al tono di voce che serve per comunicare nel miglior modo possibile con la tua audience.
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Come inviare la tua email di preventivo online
Per portare a termine il tuo percorso di invio e gestione dei preventivi puoi usare un normale account email ma i risultati non sono il massimo. Se vuoi integrare tutti i flussi informativi devi utilizzare un gestionale per gestire un CRM come Centrico che ti consente di ottimizzare tutti i canali comunicativi in un unico punto. Vuoi approfondire?
