Il mondo del miglioramento della gestione dei clienti e delle attività aziendali esige, da sempre, un attento lavoro per organizzare al meglio l’agenda di lavoro. Ovvero, uno strumento fondamentale per gestire le attività operative. Nell’agenda di lavoro aggiungi i tuoi appuntamenti, gli indirizzi, le scadenze imminenti.
Esistono chiaramente delle agende digitali oltre quelle cartacee, ci sono anche dei software come Centrico che integrano le funzionalità di questo strumento all’interno di una suite completa che include anche CRM.
Le opzioni sono numerose ma ci sono strategie per la gestione virtuosa che ti consentono di massimizzare la produttività, ridurre gli sprechi e le perdite di tempo. Ma anche i colli di bottiglia che soffocano il tuo operato.
Considera l’organizzazione come un task
Il primo consiglio per organizzare meglio l’agenda di lavoro: definire un tempo per prenderti cura dei vari task e delle attività necessarie per operare nel miglior modo possibile. Infatti, troppo spesso il lavoro organizzativo di scheduling delle attività viene visto come un passaggio secondario da definire nel minor tempo possibile.
Non funziona così, non è questa la migliore strategia per la gestione avanzata ed efficace dell’agenda aziendale. Meglio stabilire dei momenti ricorrenti per organizzare questo documento, evitando di pianificare periodi di scheduling troppo lunghi. Ad esempio, potrebbe essere una buona idea lavorare mensilmente.
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Organizza la attività in blocchi lavorativi
Se hai la necessità di gestire la tua giornata lavorativa, puoi utilizzare il tool che hai scelto per suddividere questo tempo in fasce dedicate a compiti diversi. Questo sistema si chiama Time Blocking, ed è noto anche con il nome Time Boxing: si tratta di una metodologia di gestione del tempo che ti consente di operare meglio.
Infatti, puoi gestire le attività in relazione alle tue esigenze: puoi inserire le attività più impegnative nei periodi di massima produttività, schedulare riunioni in momenti specifici dove hai maggior tranquillità e proseguire in questa direzione in base alle esigenze. Quando organizzi le giornate su temi specifici (ad esempio dedicare il lunedì alla pianificazione, il martedì ai meeting o alle riunioni) parliamo di Day Theming.
Ritaglia spazio per le attività più complesse
Il Time Blocking – che era utilizzato anche da Benjamin Franklin come ricorda WikiPedia – ti consente di risolvere un problema fondamentale: la gestione del tempo per le attività più impegnative. Ad esempio?
Quando organizzi la tua attività lavorativa puoi blindare un tempo da destinare a quello che chiamiamo deep work. Ovvero, una fase operativa in cui deve esserci massima concentrazione e che prende spunto dal libro omonimo di Cal Newport: Deep work, quattro regole per ritrovare il focus sulle attività davvero importanti.
Gestisci impegni con il metodo del Batching
Il concetto di Batching si può applicare a diversi contesti, anche quelli industriali. Il termine indica una divisione delle attività per blocchi simili. Infatti, batch significa lotto in italiano. Cosa vuol dire in estrema sintesi? Raggruppa attività simili in modo da unire lavori che ti permettono di mantenere il focus e l’attenzione.
Il concetto alla base: possiamo essere multitasking fino a un certo punto ma questa condizione ha dei limiti. E per evitare di disperdere l’attenzione, soprattutto per le attività più complesse, è meglio svolgere operazioni simili in modo da aumentare la produttività. E di questo ne teniamo conto quando organizziamo l’agenda.
Prevedi un tempo per gli imprevisti di lavoro
Non sempre i piani sono come quelli che hai considerato, possono esserci degli imprevisti e dei ritardi soprattutto in corrispondenza di alcune operazioni delicate. Quindi, quando devi organizzare l’agenda di lavoro prendi in considerazione l’idea di lasciare un buffer time per gestire al meglio gli intoppi operativi del lavoro.
Liberati dai vincoli dell’agenda lavorativa
Sembra un controsenso, vero? Stiamo descrivendo una serie di operazioni per organizzare l’agenda lavorativa nel dettaglio. E poi andiamo controcorrente sottolineando che non dobbiamo essere troppo sistematici.
Questo è un principio valido secondo la regola dei 2 Minuti David Allen: se un task può essere fatto nell’arco di 120 secondi svolgilo subito. Non pianificare, non procrastinare, non rompere un flusso già organizzato: c’è bisogno di flessibilità intelligente quando hai deciso di organizzare in modo funzionale l’agenda di lavoro.
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Scegli gli strumenti giusti per la tua azienda
Questo è un aspetto fondamentale del tuo percorso operativo. Se vuoi organizzare la tua agenda di lavoro devi, per ovvi motivi, avere una base solida. Oggi è impossibile negare la centralità di un gestionale contatti e di un programma di agenda organizer con calendari privati o condivisi, notifiche per concludere tutte le attività gestite, le statistiche per fare un controllo dell’andamento del lavoro personale o dei dipendenti.
