Il software gestionale è uno strumento decisivo per organizzare il lavoro di aziende piccole o grandi, a conduzione familiare o con profilo di multinazionale. In sintesi, è una sorta di opportunità per chi vuole organizzare al meglio la propria agenda dei contatti e la relativa comunicazione efficace con i clienti.
Il suo funzionamento rientra in parte nelle attività del CRM ma le funzioni sono differenti. Vuoi capire perché? Continua a leggere per approfondire l’argomento e scoprire tutte le caratteristiche e le funzionalità di un software gestionale capace di fare la differenza per un’azienda che vuole crescere sul serio.
- Definizione di software gestionale
- Tipi di software gestionale
- Cosa sono le funzioni ERP
- A cosa serve questo programma
Cos’è un software gestionale, definizione
Con questo termine intendiamo un programma che racchiude funzionalità differenti per migliorare e automatizzare le varie attività aziendali. Possiamo definirlo un termine-ombrello sotto il quale riuniamo diverse necessità. Ad esempio, un software gestionale può includere le funzioni utili alla gestione di:
- Magazzino.
- Anagrafica clienti.
- Movimentazione merce.
- Contabilità.
- Comunicazione.
- Fatturazione.
- Spedizioni.
- Ecommerce.
Poi ci sono anche dei programmi gestionali personalizzati in cui il programmatore elabora una serie di funzioni specifiche che hanno il compito di migliorare il workflow di un’attività specifica. In sintesi, il software in questione diventa una risorse decisiva per ottimizzare il lavoro automatizzato aziendale.
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Esistono diversi tipi di software gestionale
ci sono quelli per aziende generiche, magari anche open source che consentono ai programmatori di personalizzare alcuni aspetti, e dei prodotti specifici come quelli per studi professionali legali, commerciali, ristoranti, alberghi e altro ancora. In più esistono gestionali pensati per interfacciarsi con ecommerce e altri che permettono di affrontare il tema Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse d’impresa).
Prima di continuare, ricorda che l’open source non è sinonimo di software gestionale gratis: si tratta di una caratteristica del software che consente di accedere al codice sorgente per personalizzare in base alle esigenze.
Evoluzione ERP del programma gestionale
Spesso si sente parlare di una sigla specifica affiancata al concetto di software gestionale: ERP. Vale a dire Enterprise Resource Planning, un’evoluzione specifica che comprende la capacità di queste utility nel prevedere e pianificare i risultati dell’azienda. Grazie a un processo data driven – quindi basato su numeri – è possibile individuare e anticipare i risultati in modo da decidere con maggior coscienza le attività.
Alcune funzioni di un software gestionale
A cosa serve questo tipo di programma? Le attività che puoi svolgere con un gestionale sono praticamente infinite, molto dipende dal tipo di strumento che scegli. Come anticipato, puoi usare programmi informatici personalizzati. Però esistono alcune funzioni essenziali che si ritrovano nei migliori software gestionali e fanno la felicità delle aziende che cercano una soluzione per automatizzare i processi.
Fatturazione
Un buon software per la gestione aziendale interna ti aiuta a lavorare con tutto ciò che contempla la fatturazione. Quindi con il pagamento e la riscossione: puoi tenere sotto controllo le scadenze, inviare dei reminder nei tempi prestabiliti in modo automatico, comunicare con clienti e fornitori. Tutto senza stress.
Comunicazione
I migliori software gestionali sono quelli che ti consentono di migliorare anche la comunicazione interna, tra i vari settori aziendali, ed esterna. Quindi con i clienti. Si possono attivare procedure differenti che chiamano in causa le chat o il caro SMS marketing per pianificare appuntamenti e incontri con i tuoi contatti.
Anagrafica
Questa è una delle attività decisive di un programma gestionale: al suo interno hai una lista dettagliata e commentata con fornitori e clienti. Grazie all’anagrafica, un software per la gestione aziendale efficace ti consente di avere tutto sotto controllo, soprattutto se riesci a mantenere un aggiornamento costante.
Magazzino
Il gestionale è quel programma che attinge dati da fonti differenti – tipo la pistola che legge i barcode – e razionalizza il tuo magazzino. Puoi capire a che punto si trovano le scorte, se devi effettuare un ordine e se puoi impostare un automatismo che ti consente di chiamare il fornitore quando si scende sotto una certa soglia.
Quali sono i benefici del software gestionale
I benefit legati a una utility gestionale efficace, adatto alla tua realtà, sono infiniti. Il più importante, probabilmente, riguarda la razionalizzazione dei processi e il relativo processo di ottimizzazione delle dinamiche interne guidate dai numeri, dalle informazioni concrete e reali. Tutto diventa schematizzato, ordinato.
Ma anche automatizzato. Un altro beneficio sostanziale di un programma gestionale è la capacità di puntare verso dei processi che si muovono in autonomia, senza l’intervento umano. O meglio, quest’ultimo c’è ma solo in una fase preliminare per individuare i vari trigger point. Ovvero gli eventi che fanno da grilletto per l’azione. In buona sintesi, possiamo dire che i vantaggi di un buon gestionale riguardano alcuni aspetti fondamentali.
In primo luogo la razionalizzazione delle informazioni, la relativa standardizzazione e possibilità di incrociare dati per ottenere statistiche utili ai fini di analisi e strategia. Per prendere decisioni efficaci hai bisogno di dati e un software gestionale ti dà proprio questo. Ma soprattutto ti consente di velocizzare operazioni che prima potevi solvere sono con un gran dispendio di energie e forza lavoro espressa dal personale.
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Quale gestionale scegliere per la propria azienda
Le soluzioni sono infinite ma una regola da seguire c’è sempre: devi scegliere una soluzione adatta alle tue esigenze. Molti gestionali hanno strutture pachidermiche che non seguono le reali necessità delle piccole e medie imprese, oppure offrono delle funzioni molto specifiche che però non sono indispensabili.
Pensa, ad esempio, al gestionale di Centrico: grazie a schede contatto strutturate, database in grado di creare gruppi e filtri, campi personalizzati e storico dell’attività puoi ottenere una base stabile per gestire i tuoi clienti.
