Vuoi creare un calendario giornaliero per appuntamenti professionali? Iniziamo subito da un punto chiaro: hai bisogno di un programma che ti permetta di gestire gli impegni in modo semplice, diretto e preciso. Di sicuro puoi utilizzare un foglio Excel per gestire questo passaggio ma non è sufficiente se vuoi il massimo.
D’altro canto, oltre alla scelta del miglior software per fare un calendario delle prenotazioni di lavoro, gestione giornaliera degli incontri, devi rispettare anche una serie di regole. Che riguardano sia il programma che ti consente di realizzare questo planning professionale, sia il tuo lavoro, le tue abitudini. Vuoi approfondire?
Ottieni una scheda per i tuoi clienti
Il primo punto da sottolineare: il tuo calendario per appuntamenti e prenotazioni dei clienti non deve essere solo un segnaposto. Per fare questo basta un foglio di carta, un planning da stampare o un software come:
- Excel.
- Numbers.
- OpenOffice.
Ci sono anche i moduli di Drive che possono aiutarti senza dimenticare Google Calendar. Però se vuoi creare un calendario appuntamenti basato su un’organizzazione chiara e un database di contatti con schede agenda dei clienti devi andare oltre. E utilizzare software per planning di lavoro capaci di realizzare le anagrafiche.
Assicurati di poter contare su una buona gestione dei dati. Questo significa, ovviamente, poter accedere a una serie di informazioni rispetto al numero di appuntamenti ricevuti, da quali clienti, quali sono i task chiusi e quelli aperti. Insomma, sai che per gestire bene un’attività devi misurare tutto e prendere decisioni data driven.
Da leggere: come scegliere un gestionale clienti
Punta su gestione giornaliera e oltre
Un dettaglio: quando lavori sulla scelta del tuo programma per creare un calendario di lavoro assicurati di poter gestire la visualizzazione su base giornaliera, settimanale e mensile. Nella maggior parte dei casi è utile avere una definizione giorno per giorno degli appuntamenti. In realtà molti professionisti si accontentano di questo.
Ma non deve essere per forza così. Se vuoi avere una visione d’insieme del tuo lavoro devi poter cambiare. In questo modo puoi capire quali sono le settimane più congestionate e i mesi impegnativi in base alle richieste.
Devi creare un calendario condiviso
Altra funzione che non può mancare nel tuo calendario prenotazione e appuntamenti: la condivisione con altri componenti del team. Avere ciò che serve per realizzare un’agenda organizer non basta, tutti devono poter accedere al risultato. O almeno quelli che devono avere accesso alle informazioni di servizio, è chiaro.
Se decidi di creare un planning con Google Calendar o con altri moduli di Drive puoi sicuramente accedere a questa funzione. Ma di sicuro ti mancano i tanti dettagli necessari per gestire l’appuntamento come farebbe un professionista, vale a dire tracciando le attività del contatto e creando una scheda riassuntiva.
Abbina appuntamenti con comunicazione
Ecco cosa non potrai fare se crei il tuo calendario appuntamenti di lavoro con Excel o qualsiasi altro foglio di calcolo. I migliori programmi di planning professionale, quelli che si trasformano in CRM, fanno di più. E ti danno la possibilità di inviare SMS ai contatti che hanno preso un appuntamento in modo da ottenere vantaggi:
- Fidelizzazione del cliente.
- Azzeramento delle disdette.
- Ottimizzazione degli orari.
- Rispetto degli impegni.
Per un professionista che vuole creare un calendario per appuntamenti di lavoro è importante non solo aver traccia degli impegni presi. Ma deve anche poter avere un buon numero di clienti che rispettano l’incontro. A volte basta un lavoro di comunicazione via SMS per risolvere il problema. E chi sceglie Centrico lo sa.
Anche perché con questo tool puoi realizzare dei flussi di comunicazione automatizzata di SMS che vanno sia ai clienti che ai collaboratori. Così lavora un CRM che vuole andare oltre la realizzazione di un planning.
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Come creare un calendario per appuntamenti
Come puoi immaginare, ogni opzione semplice e gratis lascia un lato scoperto. O più di uno. Non esiste la soluzione a costo zero per realizzare un calendario di appuntamenti realmente efficace e in grado di fare la differenza. Certo, ci possiamo accontentare rinunciando a qualche funzione più o meno essenziale.
Prenderesti le tue decisioni sugli appuntamenti più importanti senza avere delle statistiche chiare rispetto al comportamento di un cliente? E vorresti avere la certezza che il prossimo incontro verrà rispettato?
