Chi gestisce gli appuntamenti di lavoro con un’agenda elettronica che fa anche da planning e interfaccia con il CRM sa bene che i dettagli sono importanti. E che le caratteristiche di un software organizer efficace devono emergere con forza. Ma quali sono? Cosa deve mettere in evidenza una realtà di questo tipo?
In questi casi è facile lasciare spazio a idee generiche. Vogliamo potenza, funzioni, opzioni in grado di attivare sempre nuove possibilità al tuo operato. In realtà non è così, o meglio: le caratteristiche di un software organizer capace di diventare strumento di lavoro efficace non devono per forza aggiungere.
A volte bisogna togliere per far emergere ciò che serve, in altre circostanze puntiamo alle rifiniture per rendere tutto più chiaro, limpido e cristallino. Come deve essere un software di agenda organizer e calendario?
Collaborazione interna
Uno degli aspetti per rendere la tua agenda online realmente efficiente è la condivisione dello spazio digitale. Ad esempio, puoi fare in modo che il planning sia visualizzabile e modificabile da più utenti? Puoi decidere di realizzare calendari privati o condivisi per modellare le tue esigenze in termini di collaborazione e privacy?
Chi lavora in team non può permettersi un software di agenda organizer senza la caratteristica fondamentale della condivisione. Quando valuti le caratteristiche di un software organizer non dimenticare questo punto.
Notifiche avanzate
Cosa fare quando cerchi un buon tool per fare il lavoro di agenda organizer? Assicurati che il meccanismo delle notifiche sia in grado di avviare i tuoi processi operativi. Se c’è un aspetto della nostra attività professionale che si ritrova in ogni occasione è proprio la difficoltà a incastrare tutti i passaggi necessari.
Un buon sistema di notifiche avanzate può aiutarti a non perdere il filo, a rispettare gli impegni ed evitare il no show con i tuoi contatti. Allargando questa funzione, se possibile, sia ai collaboratori che ai clienti stessi. Così puoi sempre garantire massimo allineamento con tutte le persone coinvolte nell’impegno preso.
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Interfaccia user friendly
Quando scegli un software per la creazione e gestione delle attività professionali devi valutare anche questo: la semplicità, l’intuitività. In altre parole: l’user experience. Quindi devi poter contare su un’interfaccia semplice.
Il software deve semplificarti la vita, non può diventare un rebus da sciogliere. Certo, con l’abitudine e l’esperienza tutto si risolve. Ma è anche giusto considerare che ci potrebbero essere sempre nuovi dipendenti in azienda. E una UX adeguata ti permette di risparmiare tempo in formazione e di risolvere eventuali errori.
Statistiche efficaci
Inutile sottolineare (ma lo faccio comunque) la centralità di un sistema di statistiche avanzato per gestire al meglio la tua attività professionale attraverso un planning digitale. Sapere cosa è successo in un determinato periodo è importante, ma anche incrociare numeri e arrivare a conclusioni chiare è un aspetto decisivo.
Una delle caratteristiche di un software organizer riguarda la sezione statistiche. Devi poter accedere ai numeri della tua attività e la dashboard ha il dovere di essere chiara. Così sarà ancora più facile avviare il ciclo di Deming che ti permette di valutare e migliorare nel tempo ogni aspetto attraverso valori empirici.
L’UX vale anche in questo caso. Chi lavora non può perdere tempo. Ciò che serve deve essere messo in evidenza e il backend ha il dovere di semplificare la vita a chi organizza gli impegni e le attività con i clienti.
Integrazioni ben definite
La possibilità di lavorare in armonia con altri programmi che permettono di semplificare la tua organizzazione degli impegni è fondamentale. Assicurati di non lavorare con un software chiuso e autoreferenziale: devi essere in grado di interagire con le altre realtà operative. Per fornire un servizio migliore ai tuoi clienti.
Ma anche per semplificarti la vita. Cosa significa avere tutto in un unico luogo? Dalla pipeline di vendita alle schede anagrafiche dei clienti, fino alla gestione strategica delle email e dell’SMS marketing: con le giuste integrazioni tutto diventa più facile. E tu devi perdere meno tempo per passare da una piattaforma all’altra.
Sincronizzazione sui dispositivi
Altro aspetto decisivo nella scelta di un software per la gestione dei calendari e degli appuntamenti di lavoro: devi poter lavorare ovunque, da qualsiasi computer o dispositivo mobile. Sia smartphone che tablet.
Se la mattina sei in ufficio e la sera a casa, non puoi immaginare di dover aggiornare ciò che hai fatto in precedenza su due terminali diversi. Tutto deve essere sincronizzato e utilizzabile da mobile come da desktop.
Inoltre, se hai altri calendari in uso (tipo quello di Google) la sincronizzazione degli eventi e degli appuntamenti deve abbracciare anche questo fronte. È importante avere sempre tutto sotto controllo, in un unico luogo digitale. Così possiamo lavorare realmente sull’efficienza operativa delle nostre attività professionali.
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Quale software scegliere?
Puntare su un determinato programma per organizzare gli impegni non è facile. La soluzione logica: avere tutto quello che serve al tuo lavoro di interazione e gestione dei contatti in un unico luogo. Ed è proprio su questo principio che nasce l’agenda organizer di Centrico, un planning integrato con CRM, un ecosistema che puoi sfruttare per ottenere il massimo. Vuoi maggiori informazioni? Dai uno sguardo qui, continua leggere.
