Diciamo subito la verità: fare un preventivo efficace e capace di convincere il potenziale cliente non è facile. Perché ci sono una gran quantità di elementi da valutare per arrivare al giusto equilibrio. E aumentare le probabilità di successo. Senza dimenticare che, in molti casi, potrebbe anche essere del tutto irrilevante.
Ovvero, puoi creare il miglior preventivo e comunque non ottenere il cliente. Perché magari ha già altro in cantiere o sei troppo caro per il suo budget. Quindi, cosa fai? Utilizzi il preventivo per rincorrere qualsiasi tipo di contatto e aumentare a tutti i costi il giro dei clienti? Il preventivo è la fase finale della pipeline di vendita.
Ecco perché devi prestare massima attenzione alla sua formulazione. Quali sono i consigli? Dalla nostra esperienza sul campo nasce questa piccola guida, divisa in punti, per realizzare e inviare un preventivo di successo. Ma senza scendere a compromessi e piegare il proprio lavoro a qualsiasi richiesta.
Inizia il tuo preventivo in modo chiaro
Come iniziare un preventivo? Semplice, devi inserire la tua intestazione e le informazioni aziendali sia del potenziale cliente che della tua realtà. Poi metti numero e data del preventivo e l’oggetto. Ovvero una descrizione sintetica dei prodotti o servizi offerti in modo da chiarire subito cosa proponi.
Lavora bene sui tempi del preventivo
Regola fondamentale per scrivere un preventivo efficace: devi gestire al meglio i tempi di invio e realizzazione. In primo luogo, devi evitare di far attendere troppo il potenziale cliente. Ma non devi neanche rispondere subito, lasciando intendere che hai un prestampato già pronto per tutti i clienti che ti contattano.
Il tuo preventivo deve essere tempestivo ma ponderato: comunica al cliente che ci stai lavorando e nell’arco di 24 ore lo consegnerai. A meno che il documento non preveda un’analisi preliminare che, in alcuni casi, va pagata e preventivata a parte. Oppure si procede con un preventivo stimato o di massima.
Indica sempre la data di realizzazione del preventivo e la scadenza. Perché anche la scadenza? Non è una pratica troppo impegnativa per il potenziale cliente? No perché bisogna considerare anche questo fattore.
Ci sono condizioni che possono cambiare nel tempo. E il prezzo che ti posso fare oggi sarà diverso da quello che sarà in futuro quando magari ho una congestione di lavoro e devo aumentare il valore del servizio.
Fai emergere la qualità del preventivo
Questo è il punto sostanziale per iniziare a scrivere un preventivo perfetto. Quando crei la tua proposta di lavoro devi far capire che dietro alle varie operazioni c’è un impegno, un percorso di qualità. Non essere inutilmente prolisso, non appesantire il testo con dettagli inutili. Meglio far emergere due punti utili:
- Operazioni concrete.
- Vantaggi sostanziali.
Il cliente vuole capire cosa fai e quali benefit porta la tua operazione. Non usare termini estremamente tecnici, a meno che il preventivo non sia diretto a un responsabile aziendale che comprende esattamente cosa intendi. Ecco perché c’è differenza tra preventivi inviati alle aziende e quelli rivolti al pubblico finale.
Fai attenzione alla chiarezza dei prezzi
In molti casi, la buona comunicazione ti porta a mettere in primo piano ciò che conta veramente. Quindi, in un preventivo dovresti inserire prima i prezzi ma non è così: qui il totale numerico va alla fine.
Perché ciò che è veramente importante è far capire cosa puoi fare, qual è il valore che porti al cliente. Se inizi con il prezzo rischi di far allontanare subito l’interlocutore che non capisce il perché sei arrivato a questa conclusione. Delinea tutte le voci, singolarmente, e descrivi i prezzi nel dettaglio indicando:
- Costi di produzione.
- Spese di servizio.
- Tasse e rivalse.
- Eventuale IVA.
- Canoni annuali.
Insomma, c’è bisogno di massima precisione per far capire al cliente che c’è una differenza tra il tuo compenso e alcuni costi che prescindono dal proprio tornaconto. Ad esempio, quando si fa un preventivo per la realizzazione di un sito web bisogna includere i costi per l’acquisto di un tema o dei plugin necessari a ottenere determinate funzioni. Lo stesso vale per l’hosting. E bisogna ricordare quando i costi sono annuali.
Chiaramente, è importante anche sottolineare che hai fatto uno sconto. Quindi devi creare un’esperienza visuale e riconoscibile: prova a utilizzare la formula del prezzo iniziale barrato seguito da quello reale.
Definisci le modalità di pagamento
Cosa deve includere un preventivo? I nomi e i dati degli interessati (chi invia e chi riceve il documento), la data di realizzazione, le consegne finali e i prezzi. Ma di sicuro è importante inserire anche come effettuare il pagamento. Ad esempio con un’unica soluzione o più rate che possono essere divise in anticipo e saldo.
In alcuni casi, la divisione in due tranche di pagamento non è sufficiente. Quindi si può preferire anche una rata intermedia per gestire i lavori più importanti. E che prevedono delle somme elevate da versare.
In questo modo si tutela chi effettua il lavoro da eventuali ripensamenti e il cliente che può gestire le somme di denaro con maggior elasticità. Fondamentale inserire anche IBAN e altri dati bancari. Di solito, in questa sezione si comunica anche che il lavoro inizierà al pagamento della prima rata di anticipo.
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Chiudi il tuo preventivo nel miglior modo
Questo è un punto controverso che spesso rischia di mettere a repentaglio la stesura di un preventivo efficace. Per chiudere il tuo lavoro devi dare al cliente una deadline. Ovvero una data di consegna. In questo modo puoi dare al tuo interlocutore un riferimento chiaro. Che però non devi sforare o ignorare.
Anzi, lo devi rispettare. E se il cliente chiede tempi di consegna ridotti puoi aumentare il prezzo del preventivo. Senza cadere però nella scarsa qualità dell’output: ci sono dei tempi tecnici da rispettare che non puoi ignorare. Infine, oltre allo spazio per le firme, ricorda di aggiungere eventuali clausole di recesso.
Ora non ti resta che inviare il tuo preventivo. E per inserirlo in un funnel di vendita articolato puoi usare un tool avanzato come Centrico, il CRM che ti consente di gestire al meglio anche questo passaggio.
